Stand: 20.10.2026 · Version 2026-10-6

Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

MILO notes ist ein Angebot von Sherwin Ghayoumi, Futura Intelligence, Eichenweg 20, 63683 Ortenberg, Deutschland. Telefon: +49 176 32880660, E-Mail: kontakt@milonotes.app. Einen Datenschutzbeauftragten gibt es nicht; er ist nicht vorgeschrieben.

2. Das Wichtigste in einfachen Worten

• Konto: MILO nutzt du mit einem Konto. Du meldest dich mit einem Code an, den wir dir per E-Mail schicken; ein Passwort gibt es nicht.
• Lokal zuerst: Deine Lernzettel liegen zuerst in deinem Browser. MILO gleicht sie zwischen deinen Geräten ab; das schaltest du im Konto ab, wenn du es nicht willst.
• Server: Die Konten liegen in einer Datenbank von Microsoft Azure in Irland, der Abgleich deiner Lernzettel auf Servern von Microsoft Azure in Schweden. Beides innerhalb der EU.
• KI: Für einen KI-Vorschlag schickt MILO nur den Text oder das Bild des Abschnitts, den du gerade bearbeitest, an ein KI-Modell bei Microsoft (in der EU-Datenzone). Unser Server speichert diese Inhalte nicht und protokolliert sie nicht.
• Kein Tracking: keine Cookies, keine Werbung, keine Analyse-Dienste, keine fremden Schriften. Nur auf der Anmeldeseite prüft ein Bot-Schutz von Cloudflare, ob ein Mensch sich anmeldet.
• Deine Daten gehören dir: Unter „Konto“ lädst du alle deine Daten herunter oder löschst dein Konto selbst.

3. Website und Web-App aufrufen

Die Website und die Web-App werden über Microsoft Azure Static Web Apps ausgeliefert (Microsoft Ireland Operations Limited, Dublin; Rechenzentrum in den USA, Region Central US, mit weltweitem Auslieferungsnetz). Beim Aufruf verarbeitet der Dienst technisch notwendige Verbindungsdaten: IP-Adresse, Zeitpunkt, angeforderte Datei und Browserangaben. Das dient der Auslieferung und Absicherung der Seite (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, berechtigtes Interesse an einem sicheren Betrieb). Microsoft ist unser Auftragsverarbeiter (Art. 28 DSGVO). Für die Übermittlung in die USA gilt der Angemessenheitsbeschluss zum EU-US Data Privacy Framework, an dem Microsoft teilnimmt, und ergänzend die Standardvertragsklauseln im Datenschutznachtrag von Microsoft.

4. Keine Cookies, lokale Speicherung im Browser

Wir setzen keine Cookies und keine Analyse- oder Werbe-Dienste ein und laden keine Schriften von fremden Servern. Die Web-App speichert in deinem Browser: deine Lernzettel (IndexedDB), geteilte Inhalte deiner Organisationen als Zwischenspeicher (IndexedDB), und Einstellungen sowie die Anmeldung (localStorage: Sitzungs-Token, Serveradresse, Darstellung, Hinweise). Das ist technisch erforderlich, damit die Anwendung funktioniert (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG). Beim Abmelden werden die geteilten Inhalte auf diesem Gerät gelöscht; ob auch deine eigenen Lernzettel von diesem Gerät entfernt werden, wählst du beim Abmelden (sie bleiben in deinem Konto, wenn sie abgeglichen sind). Auf der Website speichert die Abstimmungs-Demo deine Stimme nur in deinem Browser.

5. Konto

Wenn du ein Konto anlegst, speichern wir: E-Mail-Adresse, deine Rolle, deine Stufe (zum Beispiel „Free“), den Zeitpunkt der Anlage und die Fassung der Nutzungsbedingungen, der du zugestimmt hast, mit Zeitpunkt. Ein Passwort gibt es nicht. Für jedes angemeldete Gerät speichern wir eine Bezeichnung (aus Browser und Betriebssystem, zum Beispiel „iPad · Safari“) und die Zeitpunkte von Anmeldung und letzter Nutzung. Zweck ist das Führen des Kontos und die Anmeldung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Die Daten liegen in einer Datenbank bei Microsoft Azure in Irland. Sie bleiben bis zur Löschung deines Kontos; Gerätesitzungen laufen nach 90 Tagen ohne Nutzung ab. Die Zustimmung zu den Nutzungsbedingungen bewahren wir als Nachweis bis zur Löschung des Kontos auf (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Anmeldung per Code. Zum Anmelden (und beim ersten Mal zum Anlegen des Kontos) gibst du deine E-Mail-Adresse ein, und wir schicken dir einen 6-stelligen Code. Dafür speichern wir einen Hashwert deiner Adresse, einen Hashwert des Codes, die Ablaufzeit (10 Minuten) und die Zahl der Fehlversuche (höchstens 5), nie den Code im Klartext. Nach dem Einlösen oder Ablauf ist der Code ungültig; abgelaufene Einträge löschen wir im nächsten Aufräumlauf, spätestens nach 6 Stunden. Die Mail verschicken wir über Azure Communication Services von Microsoft (Datenstandort Europa, Auftragsverarbeiter) mit dem Absender noreply@milonotes.app. Wir schicken dieselbe Mail an jede Adresse, die eingegeben wird; ob es zu einer Adresse schon ein Konto gibt, erfährt nur, wer Zugriff auf das Postfach hat. Wie viele Codes eine Adresse oder ein Anschluss in kurzer Zeit anfordert, zählen wir kurzzeitig im Arbeitsspeicher (bis zu einer Stunde), um Missbrauch zu verhindern. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, für den Missbrauchsschutz Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Bot-Schutz auf der Anmeldeseite (Cloudflare Turnstile). Damit keine Programme massenhaft Konten anlegen oder fremde Postfächer mit Codes fluten, prüft auf der Anmeldeseite der Dienst Turnstile von Cloudflare, Inc. (101 Townsend St., San Francisco, USA), ob ein Mensch die Seite nutzt. Dazu lädt dein Browser ein Skript von challenges.cloudflare.com; Cloudflare verarbeitet dabei technische Angaben wie IP-Adresse, Browser- und Geräteangaben und Merkmale der Bedienung und gibt deinem Browser ein Prüf-Token. Unser Server schickt Cloudflare nur dieses Token zur Prüfung, nicht deine E-Mail-Adresse und nicht deine IP-Adresse. Turnstile ist nur auf der Anmeldeseite eingebunden, nicht in der übrigen Anwendung. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einem sicheren Betrieb und am Schutz vor Missbrauch (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Für die Erkennung von Bots handelt Cloudflare als unser Auftragsverarbeiter (Datenverarbeitungsvertrag von Cloudflare); soweit Cloudflare die Angaben zusätzlich nutzt, um die Bot-Erkennung zu verbessern, ist Cloudflare dafür selbst verantwortlich (Turnstile Privacy Addendum, cloudflare.com/turnstile-privacy-policy). Wir setzen für Turnstile keine Cookies, und Turnstile wird nicht zur Wiedererkennung oder Werbung genutzt. Die verarbeiteten Angaben sind für den Bot-Schutz unbedingt erforderlich (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG). Cloudflare nimmt am EU-US Data Privacy Framework teil; ergänzend gelten die Standardvertragsklauseln aus dem Datenverarbeitungsvertrag.

Stufen und KI-Kontingent. Jedes Konto hat eine Stufe mit einem monatlichen KI-Kontingent. Dafür zählen wir je Konto und Tag die Zahl der Aufrufe beim KI-Modell, die Zahl der verarbeiteten Token und die daraus geschätzten Kosten, keine Inhalte. So setzen wir das Kontingent deiner Stufe und eine tägliche Obergrenze für alle durch (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) und erkennen Missbrauch (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Die Betreiber von MILO notes sehen in der Verwaltung den Verbrauch des laufenden Monats je Konto und können die Stufe eines Kontos ändern. Die Tageszähler löschen wir nach 35 Tagen, mit deinem Konto sofort.

6. Abgleich zwischen deinen Geräten

Nach der Anmeldung gleicht MILO deine Lernzettel und Ordner zwischen deinen Geräten ab (im Konto abschaltbar). Dabei liegen deine Lernzettel einschließlich eingefügter Bilder zusätzlich auf einem Dateispeicher bei Microsoft Azure in Schweden (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Löschst du einen Lernzettel, ist der Inhalt sofort weg; eine Löschmarkierung ohne Inhalt bleibt 30 Tage, damit deine anderen Geräte vom Löschen erfahren, und wird danach endgültig entfernt. Die Bilder in Rohinput-Zonen (Entwürfe, die du noch nicht übernommen hast) bleiben auf deinem Gerät; der Text der Zone wird mit abgeglichen.

Teilen per Link. Du kannst einen einzelnen Lernzettel mit anderen MILO-Nutzern teilen. Dafür legen wir den Lernzettel (Inhalt wie beim Abgleich, ohne die Bilder der Rohinput-Zonen) zusätzlich als gemeinsame Fassung in der Datenbank bei Microsoft Azure in Irland ab. Dazu speichern wir die Links (ein zufälliger Schlüssel, die Stufe „ansehen“ oder „mitbearbeiten“, optional ein Ablaufdatum) und wer über einen Link beigetreten ist (Konto, Stufe, Zeitpunkt). Wer einen Link öffnet, muss angemeldet sein; ohne Konto sieht niemand etwas. Du als Besitzer siehst die E-Mail-Adressen der Personen, die beigetreten sind, und diese sehen deine. Bei „mitbearbeiten“ liegt die Arbeitskopie der Person zusätzlich in deren eigenem Konto, und ihre Änderungen fließen in die gemeinsame Fassung (und damit zu dir). Rechtsgrundlage ist die Vertragserfüllung auf deinen Wunsch (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Beendest du die Freigabe oder löschst du dein Konto, löschen wir die gemeinsame Fassung samt Links und Teilnehmerliste; aus den Datenbank-Sicherungen verschwindet sie spätestens nach 7 Tagen. Teilnehmer, die eine Kopie angelegt oder mitgearbeitet haben, behalten ihre eigene Kopie. Löscht eine Teilnehmerin ihr Konto, endet nur ihre Teilnahme; ihre Änderungen im Lernzettel bleiben. Bitte teile keine personenbezogenen Daten Dritter ohne Grundlage.

7. KI-Funktionen

Wenn du eine KI-Funktion benutzt (✨ an einem Block oder den Import von Material), gehen der Text oder die Bilder des betroffenen Abschnitts über den MILO-Server an den Dienst Azure OpenAI von Microsoft Ireland Operations Limited. Die Ressource steht in Deutschland (Region Germany West Central), die Bereitstellung ist auf die EU-Datenzone festgelegt: die Verarbeitung findet innerhalb der EU statt. Microsoft verwendet die Daten nicht zum Training der Modelle. Zur Erkennung von Missbrauch prüft Microsoft Eingaben und Ergebnisse automatisch. Erkennt das System Anzeichen für einen Verstoß gegen die Nutzungsregeln von Microsoft, können einzelne Eingaben und Ergebnisse für eine Prüfung durch berechtigte Mitarbeitende von Microsoft gespeichert werden (laut Microsoft bis zu 30 Tage). Dieser Speicher liegt in der Region der Ressource (Deutschland); die prüfenden Mitarbeitenden sitzen im Europäischen Wirtschaftsraum. Der MILO-Server speichert und protokolliert die Inhalte nicht (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Bitte füge keine besonders sensiblen Daten Dritter (zum Beispiel Gesundheitsdaten) ein.

8. Organisationen (Repetitorien, Hochschulen, Gruppen, Unternehmen)

Eine Organisation in MILO ist ein gemeinsamer Bereich für eine Institution: Mitglieder mit Rollen, geteilte Lernzettel und Ordner (Mitglieder lesen nur, Bearbeiter und Administratoren veröffentlichen), Einladungen und Nutzungsberichte. Dieser Abschnitt gilt zusätzlich zu den übrigen Abschnitten dieser Erklärung.

Wer ist verantwortlich?

• Die Institution (die Person, die die Organisation angelegt hat, handelt für sie) ist Verantwortliche für alles, was in ihrer Organisation passiert: wen sie einlädt, welche Inhalte sie veröffentlicht, welche Rollen sie vergibt und welche Berichte sie auswertet. MILO notes verarbeitet diese Daten in ihrem Auftrag nach dem Vertrag zur Auftragsverarbeitung.
• MILO notes ist selbst Verantwortlicher für das Konto jeder Person (Anmeldung, Sicherheit, Zustimmung zu den Bedingungen), für den Betrieb und die Sicherheit des Dienstes und für die Abrechnung mit der Institution.
• Wer Mitglied einer Organisation ist, wendet sich für Auskunft, Berichtigung oder Löschung der Daten in der Organisation zuerst an die Institution. MILO notes unterstützt die Institution dabei und leitet Anfragen, die bei uns eingehen, weiter.

Welche Daten entstehen?

Zur Nutzung: Die KI-Nutzung eines Mitglieds (Aufrufe und Token, nie Inhalte) wird der Organisation zugerechnet, der es zuerst beigetreten ist und die voll nutzbar ist. Das gilt auch, wenn das Mitglied die KI auf einem privaten Lernzettel benutzt: gezählt werden nur Mengen. „Gelesen“ zählt, wenn ein Mitglied einen geteilten Lernzettel öffnet, je Person, Lernzettel und Tag einmal.

Berichte über einzelne Mitglieder

Berichte zeigen standardmäßig nur Summen für die ganze Organisation. Eine Ansicht je Mitglied kann nur ein Eigentümer einschalten. Dann sehen alle Mitglieder einen deutlichen Hinweis in der Anwendung, dass ihre Nutzung einzeln ausgewertet wird. Die Institution muss dafür eine eigene Rechtsgrundlage haben (bei Beschäftigten insbesondere die Beteiligung des Betriebsrats, soweit es einen gibt) und ihre Mitglieder informieren. MILO notes wertet Berichte nie selbst aus und gibt sie nicht weiter.

Was MILO notes nicht tut

• Wir lesen veröffentlichte Inhalte nicht, außer um einen Fehler zu beheben, den die Institution gemeldet hat, oder bei einem konkreten Missbrauchshinweis.
• Wir verwenden Inhalte, Mitgliederdaten und Berichte nicht für Werbung, Profilbildung oder das Training von KI-Modellen.
• Private Lernzettel eines Mitglieds (in seinem eigenen Bereich) sind für die Organisation nicht sichtbar, auch nicht für Eigentümer. Was ein Mitglied nicht ausdrücklich veröffentlicht, bleibt privat.

Löschung und Export

• Jedes Mitglied ab der Rolle Administrator kann die Inhalte der Organisation als Sicherungsdatei herunterladen.
• Eigentümer können die Organisation jederzeit löschen. Dabei werden Inhalte, Mitgliedschaften, Einladungen und Abrechnungsstand sofort und endgültig entfernt; Sicherungskopien verschwinden nach 7 Tagen (Datenbank) bzw. 37 Tagen (Dateisicherung).
• Bei Zahlungsverzug bleibt die Organisation 14 Tage voll nutzbar, danach nur lesbar (mit Export). Nach einer Kündigung ist sie bis zum Ende der Laufzeit lesbar, danach 30 Tage nur für den Export offen und wird dann gelöscht.
• Löscht ein Mitglied sein Konto, verschwinden seine Mitgliedschaft und seine privaten Daten sofort; was es in der Organisation veröffentlicht hat, bleibt bei der Organisation (ohne Verweis auf die Person). Ist jemand einziger Eigentümer einer Organisation, muss er vorher das Eigentum übertragen oder die Organisation löschen.

Empfänger und Drittländer

Empfänger sind unsere Auftragsverarbeiter (Microsoft Azure in Schweden, Irland und Deutschland für Hosting und KI in der EU-Datenzone, IONOS für E-Mail) und die Mitglieder der Organisation im Rahmen ihrer Rolle. Inhalte der Organisation werden grundsätzlich nicht in Drittländern verarbeitet; Ausnahmen (etwa Support-Zugriffe des Hosting-Anbieters) und die dafür geltenden Garantien stehen im Vertrag zur Auftragsverarbeitung.

9. Problem melden

In der Web-App kannst du uns über „Problem melden“ (Käfer-Symbol in der Seitenleiste) einen Fehler schildern. Dafür musst du angemeldet sein. Gespeichert wird, was du selbst schreibst (was passiert ist, was du erwartet hast), an welcher Stelle der App du warst („Schreibtisch“ oder „Lernzettel“, ohne Titel), die Dateien, die du anhängst (zum Beispiel Screenshots, höchstens 5 Dateien mit zusammen 15 MB), und die technischen Angaben, die du mitschickst. Diese Angaben siehst du vor dem Senden und kannst jede einzeln abwählen: Version der App, Browser und Gerät (Kennung des Browsers, Fenstergröße, Sprache, belegter Speicher), Zustand von Konto und Abgleich (angemeldet ja/nein, Status des Abgleichs, Zahl der Lernzettel und Ordner, ohne Titel oder Inhalte), Erreichbarkeit des Servers und die letzten Fehlermeldungen der App. Die Fehlermeldungen sammelt die App nur im Arbeitsspeicher deines Browsers; sie verlassen dein Gerät nur mit einem Bericht. Inhalte deiner Lernzettel schicken wir nie automatisch mit, nur was du selbst anhängst; ein „Bild der Ansicht“ zeigt allerdings, was gerade auf deinem Bildschirm ist. Der Bericht wird mit deinem Konto verknüpft, damit wir bei Rückfragen antworten können.

Zweck ist, Fehler zu finden und zu beheben (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, weil wir dir eine funktionierende Anwendung schulden, und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, berechtigtes Interesse an einer fehlerfreien Anwendung). Berichte und Anhänge liegen in der Datenbank bei Microsoft Azure in Irland. Lesen darf sie nur der Betreiber von MILO notes. Damit wir Fehler schnell sehen, schickt der Server jeden neuen Bericht zusätzlich als E-Mail an das Postfach des Betreibers: mit deiner E-Mail-Adresse, dem Text, dem Ort, den mitgeschickten Angaben und den Namen der Anhänge, aber ohne die Dateien selbst. Versendet wird über Azure Communication Services von Microsoft (Datenstandort Europa, Auftragsverarbeiter); das Postfach liegt bei Apple (iCloud-Mail, Apple Distribution International Ltd., Irland, mit möglicher Verarbeitung in den USA; Apple nimmt am EU-US Data Privacy Framework teil). Die Mail löschen wir, wenn der Fehler erledigt ist, spätestens nach 180 Tagen. Wir löschen sie nach 180 Tagen, mit deinem Konto auch früher; aus den Datenbank-Sicherungen verschwinden sie spätestens 7 Tage später. Deine Berichte (ohne die Dateien selbst) sind in der Datei enthalten, die du unter „Konto → Meine Daten“ herunterlädst. Bist du offline, wartet der Bericht in deinem Browser und wird gesendet, sobald du wieder online bist. Hängt bitte keine Daten Dritter an, die für die Fehlersuche nicht nötig sind.

10. Server-Protokolle

Der Server protokolliert für Betrieb, Fehlersuche, Missbrauchsschutz und Kontingente: eine pseudonymisierte Kennung (kein Klarname, keine Konto-Nummer, wechselt in der Regel bei jedem Neustart des Servers), die Art der Anfrage, die Zahl der Zeichen und Bilder, die Dauer und Fehlercodes, keine Inhalte (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Die Protokolle liegen bei Microsoft Azure in Schweden und werden nach 30 Tagen gelöscht. Wie oft jemand in kurzer Zeit die Anmeldung aufruft, wird kurzzeitig im Arbeitsspeicher gezählt und nicht dauerhaft gespeichert; Fehlversuche beim Code zählen wir am Code selbst (siehe Abschnitt 5).

11. Datensicherung

Die Datenbank (Irland) wird von Azure automatisch gesichert (Wiederherstellung innerhalb der letzten 7 Tage), die Dateifreigabe (Schweden) täglich (30 Tage Aufbewahrung, plus 7 Tage Papierkorb). Gelöschte Daten verschwinden spätestens nach dieser Frist auch aus den Sicherungen.

12. Bezahlung

Organisationen zahlen derzeit auf Rechnung nach Angebot. Dafür verarbeiten wir Name, Anschrift, E-Mail-Adresse und Rechnungsdaten der Institution (Art. 6 Abs. 1 lit. b und c DSGVO). Rechnungen bewahren wir nach den steuerlichen Fristen auf (Buchungsbelege 8 Jahre, Bücher und Jahresabschlüsse 10 Jahre). Sobald wir eine Online-Zahlung einführen, ergänzen wir diese Erklärung.

13. E-Mail-Kontakt

Schreibst du uns an kontakt@milonotes.app, verarbeiten wir deine Nachricht und deine Adresse, um sie zu beantworten (Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. f DSGVO). Das Postfach betreibt IONOS SE, Montabaur, als Auftragsverarbeiter in Deutschland. Wir löschen die Nachricht, wenn deine Anfrage erledigt ist, außer sie ist steuerlich aufbewahrungspflichtig.

14. Empfänger

Empfänger sind unsere Auftragsverarbeiter Microsoft (Hosting, Datenbank, Dateispeicher, KI, Auslieferung der Web-App, Versand der Anmeldecodes und der Problembericht-Mails), IONOS (E-Mail) und Apple (Postfach für Problembericht-Mails), Cloudflare (Bot-Schutz auf der Anmeldeseite, siehe Abschnitt 5), und bei Organisationen die Mitglieder und Verantwortlichen der Organisation im Rahmen ihrer Rolle. Wir verkaufen keine Daten und geben sie nicht zu Werbezwecken weiter.

15. Keine automatisierten Entscheidungen, Mindestalter

Es gibt keine automatisierte Entscheidungsfindung nach Art. 22 DSGVO. Die Nutzung ist erst ab 18 Jahren vorgesehen.

16. Deine Rechte

Du hast das Recht auf Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch (Art. 21). Das meiste erledigst du selbst: Unter Konto → Meine Daten lädst du alle Daten zu deinem Konto als Datei herunter und löschst dein Konto samt deinen Lernzettel auf dem Server. Wo wir Daten auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) verarbeiten, kannst du jederzeit aus Gründen, die sich aus deiner besonderen Situation ergeben, widersprechen. Du kannst dich außerdem bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren, zum Beispiel bei der Behörde deines Wohnorts oder des Bundeslandes, in dem wir sitzen: Der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit, Gustav-Stresemann-Ring 1, 65189 Wiesbaden, https://datenschutz.hessen.de. Anfragen richtest du an kontakt@milonotes.app.

17. Änderungen

Wir passen diese Erklärung an, wenn sich die Verarbeitung ändert. Das Datum und die Version stehen oben. Wesentliche Änderungen kündigen wir in der Anwendung an.